تسلط بر اتوماسیون، انتخاب نیست؛ شرط پاسخگویی سریع و دقیق است

به گزارش روابط عمومی معاونت فرهنگی و دانشجویی دانشگاه علوم پزشکی تهران، کارگاه آموزشی «مدیریت مکاتبات و مهارت‌های نوین اتوماسیون» با هدف ارتقای مهارت کارکنان در استفاده مؤثر از سامانه اتوماسیون و بهبود فرآیند تنظیم، ارسال و پیگیری مکاتبات اداری، سه شنبه 31 شهریور 1405 در سالن شورای شهید دکتر علی آریا از ساعت 10 تا 12 برگزار شد.

زهرا ملکی میانه، رئیس امور اداری معاونت فرهنگی و دانشجویی و مدرس این کارگاه، با تأکید بر اهمیت تسلط کارکنان بر فرآیندهای اتوماسیون اظهار کرد: «تسلط بر اتوماسیون یک انتخاب نیست، بلکه شرط پاسخگویی سریع و دقیق است.» وی افزود: استفاده صحیح از ظرفیت‌های اتوماسیون می‌تواند به افزایش سرعت گردش کار، ارتقای دقت، کاهش خطا و افزایش امنیت اطلاعات در فرآیندهای اداری منجر شود.

در این کارگاه، آموزش‌های لازم برای اعمال تغییرات مورد نیاز در صفحه کاربری اتوماسیون متناسب با نیازهای شخصی کارکنان ارائه شد و شرکت‌کنندگان با نحوه تهیه نامه، تنظیم مکاتبات اداری و رعایت سلسله‌مراتب در فرآیند مکاتبات آشنا شدند. همچنین بر اهمیت درج و انتخاب صحیح «موضوع نامه» به‌عنوان یکی از مؤلفه‌های مهم در مدیریت و پیگیری مکاتبات تأکید شد.

وی با اشاره به پیامدهای انتخاب نادرست گیرندگان، رونوشت‌ها و مسیر گردش نامه، تصریح کرد: بی‌توجهی به این موارد موجب افزایش حجم کار، کاهش سرعت گردش مکاتبات و افزایش احتمال خطا می‌شود و می‌تواند فرآیند پاسخگویی و پیگیری نامه را با مشکل مواجه کند.

در بخش دیگری از این کارگاه، اصول نگارشی و کاربرد صحیح عبارات اداری در مکاتبات مورد بررسی قرار گرفت. بر این اساس، استفاده از عبارت «به استحضار می‌رساند» در مکاتبات با مدیران بالادستی، «به اطلاع می‌رساند» برای مدیران هم‌سطح و عبارت‌هایی مانند «لازم به ذکر است» و «اقدام مقتضی» در مکاتبات با مدیران زیرمجموعه تشریح شد.

مدرس کارگاه در ادامه با تأکید بر اهمیت مستندسازی فرآیند مکاتبات، به ضرورت ثبت و پیگیری درخواست‌ها از طریق میز خدمت پرداخت و اظهار کرد: نامه‌ها و درخواست‌های ثبت‌شده در میز خدمت قابلیت پیگیری و مستندسازی دارند، در حالی که مکاتبات دستی از این امکان برخوردار نیستند. از این رو، استفاده از میز خدمت می‌تواند به ایجاد سابقه قابل دسترس و شفاف برای درخواست‌ها و مکاتبات کمک کند.

در پایان، بر ضرورت ثبت دقیق مراجع نامه و انجام اختتام مکاتبات در سامانه تأکید شد؛ اقدامی که علاوه بر تکمیل فرآیند اداری، امکان دسترسی به سوابق نامه و ارائه گزارش دقیق از روند مکاتبات و اقدامات انجام‌شده را فراهم می‌کند.

این کارگاه با هدف ارتقای مهارت‌های اداری کارکنان معاونت فرهنگی و دانشجویی و بهره‌گیری مؤثرتر از ظرفیت‌های سامانه اتوماسیون برگزار شد.

برای ورود به سامانه میز خدمت اینجا کلیک کنید.

برای ورود به سامانه آموزش ضمن خدمت اینجا کلیک کنید.